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Come orientarvi per scegliere la location ideale

Questa settimana vorremmo condividere con voi un argomento molto importante legato alla scelta della location ideale per il vostro matrimonio.

La location (ristorante, sala ricevimento,…) è uno degli elementi più importanti durante l’organizzazione di un matrimonio. Di fatto, se consideriamo la complessità dell’evento e tutti gli elementi che questo comprende (celebrazione, aperitivo, pranzo, festa…), sarà l’elemento più dispendioso di tutte le nozze e, dato che la scelta dipenderà dalla disponibilità della struttura, dovrà essere una delle prime cose alla quale dovrete pensare.

Talvolta anche l’anno prima della data a cui avete pensato risulta essere troppo tardi (soprattutto per i sabati d’estate o nello specifico i weekend da maggio a settembre) ... quindi iniziate sin da subito.

 

La posizione geografica della location dovrebbe essere di facile acceso in modo che gli invitati possano raggiungerla senza problemi. Informate i vostri ospiti sulle diverse modalità di arrivo, tenendo in considerazione tutti i mezzi di trasporto possibili e fornendo un servizio navetta per eventuali spostamenti di gruppo (es per gli amici o per coloro che arrivano da lontano).

Per i parenti più lontani pensate eventualmente ad un alloggio dove farli pernottare, contattate quindi i possibili alloggi vicini e cercate di concordare un prezzo speciale per i vostri ospiti; se invece i vostri ospiti verranno in aereo dovrete pensare ad una location che sia relativamente vicina ad un aereoporto cosi da facilitare (per mezzo di una navetta o altro) il loro rientro.

Informatevi se nella location che avete scelto si celebrano più matrimoni contemporaneamente, ovvero se sarà in esclusiva per voi o no. È importantissimo sapere se avrete a disposizione tutti gli spazi o solo alcuni per organizzare al meglio l’allestimento. Nel caso in cui condividiate la location con altre feste, fatevi mostrare quali sono gli spazi a voi dedicati e se questi vi offrono la privacy adeguata. Questo è un aspetto certamente da non sottovalutare in quanto rischiereste di incorrere in location ove gli ospiti rischiano di mischiarsi tra loro.

Allo stesso tempo è necessario sapere il numero di ospiti che può accogliere la location; ci sono matrimoni talmente numerosi che non possono essere organizzati ovunque (non tutte le location possono ospitare più ad es più di 150 invitati). Se avete la certezza che saranno presenti centinaia di persone, o la presenza di molte di esse è ancora in dubbio, meglio assicurarsi che ci sia abbastanza posto per tutti, in modo da non dover rinunciare a qualche invitato o trovarvi in una situazione in cui gli spazi siano congestionati; nel dubbio consigliamo eventualmente di scegliere un posto che recepisca un maggior numero di presenze, se poi saranno meglio è sempre gradito star più larghi che viceversa

Quindi in relazione al numero dei vostri invitati dovrete chiedervi:

  • Com’è la location?
  • Quanto è grande?
  • Di quante sale dispone?
  • Ha il giardino/spazio esterno?

Per coloro che decidono di sposarsi in location (es in una sala, in un prato, etc…) consigliamo di considerare gli spazi sia all’aperto che al chiuso e prevedere un’adeguata copertura per gli ospiti.

Le differenti sale possono aiutarvi a situare i vari momenti del matrimonio: dall’aperitivo al pranzo/cena fino alla grande festa. In quanto agli spazi esterni è fondamentale che per i matrimoni che si svolgono in primavera o in estate essi siano presenti (sconsigliamo vivamente di scegliere location chiuse per matrimoni che si svolgeranno da maggio a Settembre). Per i matrimoni invernali invece consigliamo location molto spaziose con sale che recepiscano il numero di persone adeguate, non importa se ci sono o meno grandi parchi o distese immense di alberi!

Tutte le location hanno degli orari da rispettare, ancor di più se organizzano diversi ricevimenti contemporaneamente. In questo caso dovrete informarvi sul tempo a vostra disposizione considerato che molte location impongono limiti di spazio e di orario. Se ambite ad una festa che si ricordi vi consigliamo di scegliere delle location che non abbiano limiti di orario invalicabili, ovvero location che vi diano la possibilità di fare extra-time.

Grande consiglio è quello di controllare bene all’atto della firma il contratto e gli orari per non incappare nella spiacevole situazione ove mentre tutti i vostri ospiti stanno ballando viene staccata la corrente (successo a diversi colleghi) o ci viene intimato di chiudere

Tenete in considerazione l’eterogeneità degli invitati, informate sulle modalità di accesso ai differenti spazi della location scelta. Le persone anziane, gli invitati disabili, i bambini e i passeggini non sempre hanno vita facile al momento di dover accedere ad alcuni luoghi.

La maggior parte di voi avrà certamente pensato al piano B, ossia:

Se dovesse piovere? Ci sono gli spazia adeguati?

Non fatevi trovare impreparati quindi cercate una location che sia provvista di alternative in caso di imprevisti (es grandi spazi interni se il numero di persona è elevato, o comunque un posto nel quale gli ospiti possano ripararsi in caso di maltempo).

Un altro step molto importante legato alle location è quello di scegliere posti aventi una ristorazione interna o location che si affidano ad aziende di catering, anche qui valutate bene in relazione alle vostre preferenze.

Ultimo ma non meno importante è valutare la competenza del titolare/responsabile della location, questo è un parametro che dovrebbe essere scontato ma vi assicuriamo che non è cosi eppure è un elemento indispensabile, occhio a chi si spaccia per competente in tutte le materie, la mamma dei tuttologi è sempre incinta!

Come avete visto sono diversi gli aspetti da valutare durante la scelta della location per il vostro ricevimento, spendete un po’ di tempo ma siate sicuri al 100% e forse più della vostra scelta perché anche in base a ciò dipenderà la buona riuscita o meno del vostro giorno più bello.

Al prossimo aggiornamento